Im privaten Umfeld haben sich Messenger-Dienste in den letzten Jahren zu einem beliebten und alltäglichen Kommunikationsmittel entwickelt. Elternbeiräte stehen daher häufig vor der Frage, ob sie Messenger-Dienste auch im Rahmen ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit als Elternbeirat einsetzen dürfen. Schließlich bewegen sich Elternbeiräte im Bereich der Schulen und es werden in diesem Zusammenhang häufig personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern, Eltern und Lehrkräften verarbeitet.
Rolle und Aufgabe der Elternbeiräte nach dem Hessischen Schulgesetz (HSchG)
Die Rechte und Pflichten der Klassen- und Schulelternbeiräte sind den §§ 106 ff. HSchG zu entnehmen. Demnach handelt es sich dabei nicht um privat organisierte Gremien, sondern um gesetzlich vorgesehene Akteure, die im Schulleben die Interessenvertretung und die Mitwirkungsrechte der Eltern wahrnehmen. In diesem Rahmen muss eine datenschutzrechtlich zulässige Kommunikation zwischen den Eltern und den Elternbeiräten erfolgen.
Datenschutzrecht und die Tätigkeit als Elternbeirat
Soweit im Rahmen der Tätigkeit als Elternbeirat personenbezogene Daten der Eltern, Schülerinnen und Schüler sowie Lehrkräfte verarbeitet werden, beispielsweise bei der Einladung zur Versammlung der Klassenelternschaft („Elternabend“) oder der Weitergabe von Informationen der Klassenleitung an die Klassenelternschaft, müssen die Elternbeiräte die Grundsätze der DS-GVO beachten. Das bedeutet unter anderem, dass sie Maßnahmen zu ergreifen haben, um die von ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten von Eltern, Schülerinnen und Schülern sowie Lehrkräften vor unbefugtem Zugang zu schützen (Art. 32 DS-GVO). Weiterhin gilt, dass die im Rahmen der Tätigkeit als Elternbeirat erhaltenen personenbezogenen Daten ausschließlich für diese Zwecke verarbeitet werden dürfen. Die Daten sind ferner unverzüglich zu löschen bzw. zu vernichten, wenn sie nicht mehr zur Aufgabenerfüllung benötigt werden (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO).
Wahl eines datenschutzkonformen Messenger-Dienstes
Das praktische Bedürfnis von Elternbeiräten nach einem möglichst einfachen und schnellen Kommunikationsmittel ist nachvollziehbar und wird durch den Datenschutz nicht in Frage gestellt. Daher möchte der HBDI mit diesem Beitrag die Elternbeiräte bei der Wahl einer datenschutzkonformen Messenger-Lösung unterstützen.
Nicht alle verbreiteten Messenger-Dienste sind gleichermaßen für den Einsatz durch die Elternbeiräte im schulischen Zusammenhang geeignet. Einige erfüllen nicht die Anforderungen des Datenschutzrechts für die Anwendungsfälle der Elternbeiräte. Insbesondere die von einigen Anbietern durchgeführten Auswertungen der Kommunikation, sowie der teilweise durchgeführte Abgleich mit im genutzten Endgerät gespeicherten Kontaktdaten sind datenschutzrechtlich zu beanstanden.
Entschließt sich der Elternbeirat dazu, für die Kommunikation mit der Klassenelternschaft einen Messenger-Dienst einzusetzen, sollte er folglich bei der Wahl eines Dienstanbieters prüfen, ob dieser insbesondere folgenden Anforderungen erfüllt:
- Nachrichten dürfen nur mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ausgetauscht werden und müssen verschlüsselt auf dem Endgerät wie dem Server des Anbieters gespeichert werden. Dies bedeutet insbesondere, dass der Dienstanbieter keine Möglichkeit haben darf, in die Kommunikation Einsicht zu nehmen.
- Der Messenger-Dienst muss über die Möglichkeit verfügen, ein Auslesen der im Endgerät gespeicherten Kontaktdaten zu verhindern, und dabei sinnvoll nutzbar bleiben.
- Der Messenger-Dienst muss über die Möglichkeit verfügen, dass die eigenen, über den Messenger verwalteten Daten, Eenzeln oder vollständig gelöscht werden können (Nachrichten, Dateien, Kontakte etc.).
- Die personenbezogenen Daten der Nutzenden dürfen vom Anbieter nicht für Werbezwecke genutzt werden und nicht an andere Unternehmen zu deren Zwecken weitergegeben werden.
- Die Kontoerstellung sollte ohne eine Mobilfunknummer möglich sein.
- Es sollten Hinweise einsehbar sein, falls sich das von einem Chat-Teilnehmer verwendete Endgerät ändert, sodass sich mögliche Identitätsmissbräuche besser nachvollziehen lassen.
Abschließend ist darauf hinzuweisen, dass die Nutzung eines Messenger-Dienstes nur auf der Basis einer freiwilligen Einwilligung erfolgen kann. Dies bedeutet, dass denjenigen Eltern, die ihre Einwilligung in die Nutzung des Dienstes verweigern, durch die Nichtnutzung keine Nachteile entstehen dürfen. Der Elternbeirat muss die über den Messenger-Dienst kommunizierten Informationen auch auf alternativen Kanälen den Eltern zur Verfügung zu stellen. Nach § 15 der Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Schulen und Schulaufsichtsbehörden (Schul-Datenschutzverordnung – SchDSV) ist für die digitale Kommunikation mit Eltern die Kommunikation per E-Mail vorgesehen.