Für jede öffentliche Schule ist ein schulischer Datenschutzbeauftragter (schDSB) sowie dessen Vertreter zu benennen. Das war in Hessen bislang ohnehin verpflichtend und ergibt sich aus § 11 der Verordnung zur Verarbeitung personenbezogener Daten an Schulen sowie aus § 5 HDSIG.
Neu ist jedoch, dass sich Schulen jetzt auch eines externen Dienstleisters bedienen dürfen, den Sie mit der Wahrnehmung der Aufgaben des schDSB betrauen.
Für mehrere Schulen kann unter Berücksichtigung ihrer Organisationsstruktur und Größe ein gemeinsamer schDSB benannt werden. Insbesondere kleinere Schulen wie z. B. mehrere Grundschulen können einen gemeinsamen schDSB benennen.
Der schDSB soll auf Grundlage seiner beruflichen Qualifikation und seines Fachwissens, das er auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis besitzt, benannt werden. Es empfiehlt sich, den schDSB in schriftlicher Form zu benennen.
Der schDSB ist bei der Erfüllung seiner Aufgaben hinsichtlich des Datenschutzes keinen Weisungen unterworfen.
Die Schule muss die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten veröffentlichen (in der Regel auf ihrer Homepage) und muss diese Daten zudem der Aufsichtsbehörde, also dem Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI), mitteilen. Diese Meldung erfolgt online über das hierfür bereitgestellte Online-Formular.
Zu den Aufgaben des schDSB gehören insbesondere:
- Unterrichtung und Beratung der Schule – insbesondere der Schulleitung und der Beschäftigten – in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten,
- Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften sowie der Datenschutz-Strategien der Schule,
- Sensibilisierung und Schulung aller an den Datenverarbeitungsvorgängen Beteiligten (Schule sowie ggf. die mit einer Auftragsdatenverarbeitung betrauten Dritten) einschließlich der diesbezüglichen Überprüfungen,
- Beratung der Schulleitung im Zusammenhang mit der Erstellung einer Datenschutzfolgenabschätzung und Überwachung ihrer Durchführung,
- Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde.
Die Schulleitung hat zu gewährleisten, dass der schDSB ordnungsgemäß und frühzeitig in alle mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängender Fragen eingebunden wird. Dies gilt insbesondere bei der Einführung neuer Software an der Schule, mit der personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Betroffene Personen (also Schülerinnen und Schüler, Eltern oder Lehrkräfte der Schule) können den schDSB zu allen Fragen des Datenschutzes ohne Einhaltung eines Dienstweges zu Rate ziehen.
Weitergehende Informationen zur Benennung, der Stellung und den Aufgaben des behördlichen Datenschutzbeauftragten im Allgemeinen entnehmen Sie bitte dem Papier „Der behördliche und betriebliche Datenschutzbeuftragte nach neuem Recht“Öffnet sich in einem neuen Fenster.